Klachtenregeling

Registratie en classificatie van de klacht

1. Na ontvangst van een klacht door een klant (het zij schriftelijk of mondeling) wordt deze geregistreerd volgens het klachtenregistratieformulier.
2. Werkconnectie BV maakt gebruik van een digitale dossier “klachten.” De map genaamd 2.3.1. Klachtenprocedure. In de map worden alle stukken bewaard, gerangschikt naar volgnummer.
3. De ontvangst van het klachtenformulier wordt binnen 1 week schriftelijk bevestigd naar de klager. Indien de klacht in de vorm van een brief is ingediend, wordt het klachtenformulier ingevuld door een medewerker van Werkconnectie BV en de brief ingehangen in het digitale dossier klachten verwerking.
4. De medewerker die de klacht ontvangt draagt er zorg voor dat de klacht bij de directie van Werkconnectie komt
5. Indien de directie betrokken is of het onderwerp van de klacht is, wordt de klacht afgehandeld door een onafhankelijke derde
6. De directie van Werkconnectie BV of een onafhankelijke derde, onderzoekt de aard van de klacht. Indien de onvoldoende gegrond is, wordt de klager binnen 3 weken op de hoogte gesteld dat de klacht niet verder in behandeling wordt genomen.
7. De directie van Werkconnectie BV of een onafhankelijke derde, onderzoekt de aard van de klacht. Indien de klacht gegrond wordt bevonden, wordt binnen drie weken, in samenwerking met de klager gezocht naar een passende oplossing. Acties en afspraken naar aanleiding van de klacht worden beschreven op het registratieformulier klachten en digitaal opgeslagen.
8. Het eindtraject en de volledige afhandeling van de klacht wordt door de directie van Werkconnectie BV vermeldt op het voortgangsformulier klachten. De datum van de afhandeling wordt vermeld op het registratieformulier klachten.
9. De klacht en de wijze van afhandeling wordt toegevoegd aan het dossier van de klant en tevens gerapporteerd aan de opdrachtgever (arbeidsdeskundige of klantmanager).
10. In geval dat een klager meent dat zijn klacht niet of onvoldoende naar behoren is afgehandeld kan deze een beroep doen op de arbeidsdeskundige of klantmanager van de UWV.
11. Twee keer per jaar worden klachten geëvalueerd met de directie en medewerkers van Werkconnectie BV. In dien gewenst worden er acties uitgezet, verandering doorgevoerd binnen de organisatie om klachten in de toekomst te voorkomen. De uitwerking van dit overleg wordt digitaal opgeslagen in het dossier van het klachtenreglement.
12. Jaarlijks wordt een overzicht van de ontvangen klachten, de wijze van afhandeling en daaruit voort komende organisatorische actie gerapporteerd aan de accountmanager re-integratie van de UWV.